SURAT

1.        Pengertian Surat

Surat adalah salah satu sarana komunikasi tertulis untuk menyampaikan pesan dari satu pihak ke pihak lain baik itu secara perorangan atau organisasi (kelompok). Sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis, surat mempunyai unsur yang terlibat di dalamnya, yaitu:

1.      Pengirim, yaitu orang atau organisasi yang menyampaikan pesan.

2.      Pesan, yaitu isi surat berupa informasi, instruksi, gagasan, atau perasaan pengirimnya.

3.      Penerima, yaitu orang atau organisasi yang menerima pesan

4.      Saluran, yaitu bagaimana pesan tersebut  diformulasikan dalam ragam bahasa tulis dan disajikan dalam format yang sesuai dengan keperluan.

2.        Fungsi Surat

Meskipun teknologi komunikasi berkembang sangat pesat, peranan surat belum dapat digantikan. Surat masih memegang peranan penting sebagai sarana penghubung antara 2 pihak atau lebih dalam satu kelompok organisasi baik pemerintah maupun swasta. Selain sebagai sarana penghubung/komunikasi, surat juga memiliki berbagai fungsi sebagai berikut:

a)      Alat untuk menyampaikan pemberitahuan, permintaan, buah pikiran atau gagasan.

b)      Alat bukti tertulis (hitam di atas kertas), terkait masalah hukum.

c)      Alat untuk mengingat dalam konsep pengarsipan.

d)      Bukti historis / bukti sejarah.

e)      Pedoman kerja (surat keputusan).

3.        Jenis dan Struktur Surat

Dalam http://id.wikipedia.org/wiki/Surat (diunggah Jumat, 12 Oktober 2012, 9:32). Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga apabila ditinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan berdasarkan pemakaiannya dapat dibagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.

Surat pribadi

Surat pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi. Surat dapat berupa korespondensi antara sesama teman atau keluarga. Ciri-ciri surat pribadi yaitu

a)      Tidak menggunakan kop surat

b)      Tidak ada nomor surat

c)      Salam pembuka dan penutup bervariasi

d)      Penggunaan bahasa bebas, sesuai keinginan penulis

e)      Format surat bebas

Surat Resmi

Surat resmi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan resmi, baik perseorangan, instansi, maupun organisasi; misalnya undangan, surat edaran, dan surat pemberitahuan. Ciri-ciri surat resmi

a)        Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi

b)        Ada nomor surat, lampiran, dan perihal serta alamat

c)        Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim

d)        Penggunaan ragam bahasa resmi

e)        Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi

f)          Ada aturan format baku

Bagian-bagian surat resmi:

·           Kepala/kop surat, Kop surat terdiri dari:

o     Nama instansi/lembaga, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar.

o     Alamat instansi/lembaga, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil

o     Logo instansi/lembaga

·           Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan

·           Lampiran, berisi lembaran lain yang disertakan selain surat

·           Hal, berupa garis besar isi surat

·           Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat)

·           Alamat yang dituju (jangan gunakan kata kepada)

·           Pembuka/salam pembuka (diakhiri tanda koma)

·           Isi surat, Uraian isi berupa uraian hari, tanggal, waktu, tempat, dan sebagainya ditulis dengan huruf kecil, terkecuali penulisan berdasarkan ejaan yang disempurnakan (EYD) haruslah menyesuaikan.

·           Penutup surat, berisi:

o     salam penutup

o     jabatan

o     tanda tangan

o     nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)

·           Tembusan surat, berupa penyertaan/pemberitahuan kepada atasan tentang adanya suatu kegiatan

Surat Niaga

Surat niaga digunakan bagi badan yang menyelenggarakan kegiatan usaha niaga seperti industri dan usaha jasa. Surat ini sangat berguna dalam membangun hubungan dengan pihak luar sehingga harus disusun dengan baik. Surat niaga terdiri atas surat jual beli, kwintansi, dan perdagangan; dan dapat dibagi atas surat niaga internal dan surat niaga eksternal. Salah satu contoh dari surat niaga adalan surat penawaran dan surat penagihan.

 

Surat Dinas

Surat dinas digunakan untuk kepentingan pekerjaan formal seperti instansi dinas dan tugas kantor. Surat ini penting dalam pengelolaan administrasi dalam suatu instansi. Fungsi dari surat dinas yaitu sebagai dokumen bukti tertulis, alat pengingat berkaitan fungsinya dengan arsip, bukti sejarah atas perkembangan instansi, dan pedoman kerja dalam bentuk surat keputusan dan surat instruksi. Ciri-ciri surat dinas:

a)        Menggunakan kop surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

b)        Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

c)        Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku

d)        Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

e)        Menggunakan cap atau stempel instansi atau kantor pembuat surat

f)          Format surat tertentu

 

Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan adalah surat yang dibuat dan dikirimkan oleh seseorang yang ingin bekerja di sebuah kantor, perusahaan ataupun instansi tertentu. Surat lamaran pekerjaan termasuk surat dinas atau resmi. Oleh karena itu, terdapat aturan-aturan tertentu yang harus diperhatikan dalam penulisannya. Secara umum surat memiliki bagian-bagian seperti berikut ini:

·           Kepala surat

·           Tempat dan tanggal pembuatan surat

·           Nomor surat

·           Lampiran

·           Hal atau perihal

·           Alamat tujuan

·           Salam pembuka

·           Isi surat yang terbagi lagi menjadi tiga bagian pokok yaitu :

o     paragraf pembuka

o     isi surat

o     paragraf penutup

·           Salam penutup

·           Tanda tangan dan nama terang

Surat Elektronik

Dengan berkembangnya teknologi, surat pun semakin mengalami pembaharuan, misalnya dengan adanya surat elektronik. Surat elektronik atau surel merupakan surat yang pengirimannya berbasis pada penggunaan internet. Pada awalnya, perusahaan bernama Olt Break and Newman dikontrak oleh Departemen Pertahanan Amerika Serikat untuk membuat ARPANET pada 1969. ARPANET ini singkatan dari Advanced Research Projects Agency Network yang bertujuan untuk meciptakan metode komunikasi antara intitusi pendidikan dengan militer.

Pada tahun 1971, Ray Tolimson bertugas dalam proyek SNDMSG yang berfungsi untuk mengirim dan menerima pesan dalam mesin yang sama. Ray awalnya bereksperimen dengan SNDMSG untuk meninggalkan pesan di komputer sehingga muncul lah protokol CYPNET yang mampu mengirimkan pesan ke komputer lain yang masih berada dalam jaringan ARPANET. Ini lah yang menjadi cikal bakal surat elektronik.

Untuk mengakses surel, kita bisa memilih ssalah satu cara. Pertama dengan menggunakan browser seperti Internet Explorer atau Mozilla Firefox. Surel dengan basis browser biasanya menyediakan layanan tersebut secara gratis. Kedua dengan program pengakses surel seperti Microsoft Outlook. Keuntungannya kita tidak harus selalu membuka internet untuk membuka surel yang ada.

Ø     BENTUK BENTUK SURAT

1. Bentuk Resmi (Official Style)

Surat Resmi merupakan surat yang sering digunakan dalam bidang kedinasan, keorganisasian, lembaga-lembaga instansi, maupun pekerjaan. Surat ini dikatergorikan paling umum di gunakan dalam kehidupan sehari-hari jika sedang berurusan dengan instansi atau kelembagaan, baik lembaga pendidikan maupun perusahaan tertentu.

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat/Inisial

2. Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)

Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) merupakan bentuk surat dimana Leher Surat, Tubuh Surat, dan Kaki Surat tidak membentuk sebuah paragraph melainkan membentuk sebuah blok penuh dari kiri hingga kanan. Namun susunan atau struktur surat masih tetap berlaku dalam surat tersebut. Dalam pengetikan surat ini biasanya dimulai dari pasak garis pinggir kiri. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

3. Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style)

Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) merupakan bentuk surat yang memiliki posisi kanan pada tanggal dan salam penutup. Bentuk surat ini sama saja halnya dengan Bentuk Lurus Penuh namun yang membedakan hanyalah tanggal dan salam penutup berada pada posisi kanan, baik dalam penulisan, pengetikan maupun strukturalnya. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lurus (Block Style atau Modified Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

4. Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style)

Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) merupakan bentuk surat dimana semua bagian surat, kecuali isi surat, diketika sama seperti bentuk lurus. Setiap akhir alinea baru diketik sesudah 5 ketukan dari pasak garis pinggir kiri. Biasanya bentuk surat ini suka ada dalam surat undangan pernikahan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Setengah Lurus (Semi Block Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

5. Bentuk Sederhana (Simplified Style)

Bentuk Sederhana (Simplified Style) merupakan bentuk surat yang hampir mirip dengan Bentuk Lurus Penuh namun hanya saja tanpa ada salam pembuka dan salam penutup. Biasanya surat ini di tujukan kepada orang-orang yang sedang bekerja di perusahaan itu. Terkadang penulisan Surat Bentuk Sederhana ini sangatlah simple tanpa perlu memandang kerapihan dan keteraturan. Bagian-bagian surat dari Bentuk Sederhana (Simplified Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

6. Bentuk Lekuk (Indented Style)

Bentuk Lekuk (Indented Style) merupakan bentuk surat dimana surat yang di tujukan memiliki alinea formasi baris berbentuk tangga turun. Bentuk Lekuk ini biasanya memiliki alinea paragraf yang melekuk sehingga tidak terlihat rapih namun terlihat terstruktur terutama pada bagian Surat yang di tujukan bentuk formasi alineanya seperti tangga kebawah. Bagian-bagian surat dari Bentuk Lekuk (Indented Style) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

7. Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)

Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) merupakan bentuk surat dimana Tubuh Surat memiliki alinea yang menggantung. Maksud dari alinea menggantung adalah setelah alinea baru, baris berikutnya masuk lima spasi. Jadi setelah alinea pertama, alinea berikutnya harus diberikan spasi sekitar 5 spasi. Biasanya bentuk surat ini ada pada kedinasan tertentu. Bagian-bagian surat dari Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph) :

1. Kop Surat
2. Tanggal dibuatnya surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal
6. Surat yang di tujukan
7. Salam Pembukaan
8. isi surat
• Pendahuluan isi surat
• Penjelasan isi surat
• Penutup isi surat
9. Nama jabatan
10. Tanda Tangan
11. Nama yang mendatangani
12. Tembusan
13. Halaman lampiran surat
14. Inisial

Nama               : Iip Pirdaus

NIM                : 2222100094

Kelas               : VB Diksatrasia